新学期が始まり、新入生の皆さんは、「教員と連絡をとりたい、でもどうしたらいいかわからない」というような場面に出会うことがあるのではないでしょうか。
そういう場面ではITC-LMSに搭載されている、教員にメッセージを送る機能は役に立つかもしれませんが、そこに送られたメッセージをあまりチェックしない教員もいらっしゃいます。確実に教員に連絡したいのであれば、個別にメールを送ることが必要でしょう。
しかし今度は、「どういうふうに書けばいいかわからない」「書けそうではあるけど適切かどうかわからない」といった不安がある人もいるのではないでしょうか。そこで、UT-BASEのメンバーとして案を一つ提示したいと思います。皆さんの不安を解消する一助となれば幸いです。
どんな場面でメールを書く？
質問をしたい・相談に乗ってもらいたい・個別に面談を行ってもらいたいなどの場合以外にも、事前にメールを送って教員に伝えておいたほうがいいかもしれない場面はいくつかあります。例えば：
①何かしらの理由により授業を欠席したり、遅刻して出席したりするとき
特に少人数の授業では、無断欠席は授業の進行に影響を及ぼしてしまうかもしれないので連絡した方がいいでしょう。
②レポートや課題などの提出が所定の期限よりも遅くなると予想するとき
病気や家庭の事情などが原因で期限内の提出が困難な場合、事前に連絡をすれば相談に応じたり、個別に対応したりしてもらえるかもしれません！
③（少人数の授業やゼミなどで）単位を取らずに聴講したいとき、あるいは単位をとらないと決めた（撤退したい）とき
聴講自由と教員からの説明があった場合や大人数の講義の場合を除いて、特に少人数のゼミなどでは、（無断）欠席は授業の進行に支障をきたす場合もあるので、連絡をとるのが適切かと思われます。
④レポートなどの提出物についての評価・フィードバックがほしいとき
対応してもらえるかどうかは教員によって変わると思われますが、やっぱりどう評価されているかが気になる！というときは送ってみましょう。
⑤個別に何かお願いや質問があるとき
④の場合の他に、推薦書の作成をお願いしたり、授業でわからなかった点について質問したりする場合も積極的にメールで連絡をとりましょう。また授業の進め方に疑問・要望などがある場合でも、個別にメールで申し出たほうが対応しやすいと思われます。
などが想定されます。
総じて言えるのは、何か個人的な事情がある場合は一人で黙々と悩んだり独断で行動したりするよりは、積極的に連絡をとって事情を説明したほうがより理解を得やすくなる、ということです。
書き始めるには
まずは、教員のメールアドレスを入手する方法です。授業資料などに記載がない場合は、基本的にはUTASから入手することをおすすめします。
具体的な手順は
①ログイン
②【シラバス】のところで履修している・したい授業を見つける→【参照】
③【詳細情報/Detailed Information】のページにある【メールアドレス/e-mail address】という欄
です。
ただし、たまにはここにメールアドレスを記載していない教授もいます。その際は、同じ教員が担当している他の授業の詳細情報を確認したり、教員の個人ページや所属の研究室のページを検索したりすることもできます。
教授のメールアドレスを入手したら、次は大学の「ECCSクラウドメール」で送信することが妥当だと考えられます。詳細はこちら↓の記事をご参照ください。
東大生向けアカウント(ECCS・UTokyo Account)入門
書くときに気をつけたいこと
執筆に際して、適度な敬語を使って書くことや、本文の最初・最後に挨拶の言葉を付け加えることの大事さは言うまでもないでしょう。日本語以外の言語で書く場合も同じです。それに加えて、他にもいくつか注意すべき点があります。
①学生証番号・氏名を明記すること
どの授業を履修している・したいと思っているか、などの情報も付け加えればさらにわかりやすくなります。これについては、Gmailの「署名」という機能を使って必要情報のテンプレートを作っておくと便利です。
②要件を件名や本文の冒頭部分に明記すること
何についての連絡か一目見てすぐわかるようにすると教授も読みやすくなります。
③本文はなるべく簡潔に書くこと
②と同じく、本文が読みやすいと速めの返信をもらいやすいと思われます。書き終わったらまず自分でもう一度読んでみて、文章を簡潔にしましょう。
英語で書く場合
ALESAやFLOWなど主に英語が使用される授業では、教員に英語でメールを書くことも多いでしょう。その際に参考できるものとして、Komaba Writers’ Studioが作成した英文電子メールの書き方というドキュメントの中で示されたサンプルに倣って書いてみるといいかもしれません。
以上に気をつけながらメールを書いて送ったら、その後は返信を待つのみです。ただし、教員は多忙な時も多く、すぐには返信が返ってくるとは限りませんので、気長に待ちましょう。そして、返信をもらったら、なるべく早く返すことも心がけるべきです。
